Drei Angaben gehören nebeneinander
- Anforderung: Was verlangt dieses Los genau? Fundstelle festhalten.
- Eigener Beleg: Welche vorhandene Unterlage belegt genau diese Angabe?
- Vorlagezeitpunkt: Mit Angebot, Teilnahmeantrag oder erst auf Anforderung?
Es gibt dafür keine allgemeine Pflichtliste mit einer festen Referenzanzahl, ISO-Zertifizierung oder Umsatzgrenze. Maßgeblich sind die Vorgaben des konkreten Verfahrens.
Vollständig fiktiv · ein Los, zwei vorhandene Referenzen
Los 2: Unterhaltsreinigung eines Verwaltungsgebäudes
Das Los umfasst 4.800 m² Objektfläche mit Büros, Sanitär- und Verkehrsbereichen. Für den Referenzabgleich gelten im Beispiel diese frei gewählten Vorgaben:
- Art und Umfang
- Eine Referenz zur Unterhaltsreinigung mit Büros, Sanitär und Fluren; mindestens 4.000 m² gereinigte Objektfläche, keine Jahresreinigungsmenge.Fundstelle: fiktive Eignungsanforderungen, Nr. 2.1.
- Leistungszeit
- Mindestens zwölf zusammenhängende Leistungsmonate vollständig innerhalb 01.11.2023–31.10.2026.Fundstelle: fiktive Eignungsanforderungen, Nr. 2.2.
- Form und Zeitpunkt
- Formblatt R2 mit dem Angebot: Leistungsart, Objektfläche, Leistungszeit, Auftragswert und Empfänger. Eine zusätzliche Auftraggeberbestätigung erst auf gesonderte Anforderung, innerhalb der dann gesetzten Frist.Fundstellen: fiktives R2 und Angebotsaufforderung, Nr. 3.
Belegt = passender Beleg vorhanden · offen = Angabe unvollständig oder nicht vergleichbar · fehlt = verlangte Unterlage liegt nicht vor. Das sind Belegstände, keine Eignungsurteile.
Referenz A · Verwaltungsobjekt
4.600 m² Objektfläche
- Leistungsart Belegt
- R2 und Leistungsbeschreibung nennen Unterhaltsreinigung von Büros, Sanitär und Fluren.
- Objektfläche Belegt
- R2 und Flächenanlage: 4.600 m² gereinigte Objektfläche, damit über den geforderten 4.000 m².
- Leistungszeit Belegt
- R2 und Leistungsbericht: 01.01.2024–31.12.2025. Die 24 zusammenhängenden Monate liegen vollständig im geforderten Fenster.
- Formblatt Belegt
- R2 ist vollständig vorbereitet, im Beispiel auch mit Auftragswert und Empfänger. Kundendaten werden hier nicht abgebildet.
Nächster Schritt: R2 mit dem Angebot vorlegen. Eine gesonderte Bestätigung ist im Beispiel jetzt noch nicht gefordert.
Referenz B · Bürokomplex
1,2 Mio. m² Jahresmenge
- Leistungsart Belegt
- Die Leistungsübersicht belegt Unterhaltsreinigung von Büros, Sanitär und Fluren.
- Objektfläche Offen
- Die Übersicht nennt nur 1,2 Mio. m² Jahresmenge. Die gereinigte Objektfläche ist daraus nicht belegt.
- Leistungszeit Offen
- Die Übersicht enthält keinen Beginn und kein Ende der erbrachten Leistung. Zwölf Monate im geforderten Fenster lassen sich damit nicht nachweisen.
- Formblatt Fehlt
- Vorhanden ist nur die Leistungsübersicht. R2 mit allen geforderten Angaben ist noch nicht erstellt.
Nächster Schritt: Objektfläche und Leistungszeit aus passenden eigenen Unterlagen prüfen; R2 vor der Angebotsabgabe vervollständigen.
Ergebnis für dieses Los: A belegt die hier geforderte Referenz und ist für die Vorlage vorbereitet. Bei B sind die Tätigkeit belegt, Fläche und Zeitraum offen, das Formblatt fehlt. Die größere Zahl ändert daran nichts.
Eine Jahresmenge zählt wiederholte Reinigung mit. Ohne belegte Flächen- und Turnusgrundlage lässt sie sich nicht in die verlangte Objektfläche umrechnen. „Nicht belegt“ bedeutet weder „ungeeignet“ noch automatisch „ausgeschlossen“.
Was Sie vor der weiteren Angebotsarbeit klären
- Eigene Unterlage fehlt: Verantwortlichkeit festlegen und den Beleg rechtzeitig beschaffen oder das geforderte Formblatt aus belegbaren Angaben ausfüllen.
- Vorgabe ist unklar: Fundstelle nennen und über den vorgesehenen Kommunikationsweg fragen, etwa: „Bezieht sich Nr. 2.1 auf die gereinigte Objektfläche oder die Jahresreinigungsmenge?“
- Zeitpunkt prüfen: „Auf Anforderung“ und „mit dem Angebot“ getrennt behandeln. Nicht auf eine spätere Nachforderung vertrauen.
Übertragen Sie für Ihr Los dieselben vier Punkte in Ihre eigene Prüfung: Anforderung mit Fundstelle → eigener Beleg → belegt/offen/fehlt → Vorlagezeitpunkt. Erst der vollständige Abgleich macht die Lücke bearbeitbar.
Für welche Verfahren gelten die Rechtsquellen?
Die VgV-Aussagen gelten in deren Anwendungsbereich bei öffentlichen Liefer- und Dienstleistungsvergaben nach Teil 4 GWB. Für nationale Unterschwellenverfahren, Sektoren- oder Bauvergaben können andere Regeln gelten. Der Abgleich ist eine praktische Arbeitsmethode; die fiktiven Mindestwerte und Vorlagewege sind keine allgemeinen Vergaberegeln.
Quellen und Einordnung
§ 46 VgV: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit ↗
Absatz 3 Nummer 1 beschreibt Referenzen als möglichen Erfahrungsbeleg, unter anderem mit Wert, Leistungszeit und Empfänger. Die hier gewählten Flächen, Mindestmonate und Formblätter sind eigene fiktive Vorgaben; sie stammen nicht aus der Norm.
§ 48 VgV: Beleg der Eignung ↗
Absatz 1 verlangt Angaben zu den geforderten Unterlagen und ihrem Vorlagezeitpunkt. Die Norm ist keine pauschale Erlaubnis, fehlende Unterlagen später einzureichen. Für das Beispiel sind beide Vorlagewege ausdrücklich festgelegt.
§ 122 GWB: Eignung ↗
Absätze 2 bis 4: konkret festgelegte Eignungskriterien, Eigenerklärungen als Soll-Regel sowie auftragsbezogene und angemessene Kriterien und Nachweise. Der praktische Belegabgleich hier ersetzt keine Prüfung der Zulässigkeit einer konkreten Anforderung.