Worauf kommt es zuerst an?

Starten Sie mit den aktuellen Originalunterlagen. Trennen Sie Leistungen und Lose, notieren Sie Fristen mit Uhrzeit und halten Sie jede offene Frage mit Fundstelle fest. Danach entscheiden Sie intern, ob Sie weiter kalkulieren, zunächst Informationen klären oder den Auftrag nicht weiterverfolgen.

Die Prüfliste ist eine eigene organisatorische Arbeitshilfe von MerKalku. Welche Anforderungen für Ihr Angebot gelten, lesen Sie in den konkreten Verfahrensunterlagen. Ein ausgefüllter Haken ersetzt diese Prüfung nicht.

1. Sichern Sie zuerst den Unterlagenstand

Öffnen Sie die Bekanntmachung und die darin angegebene Bezugsstelle für die Vergabeunterlagen. Notieren Sie Verfahrenskennung, Link, Abrufdatum und die Versionen der Dateien, mit denen Sie arbeiten. Legen Sie Preisblatt, Leistungsbeschreibung, Raumbuch und weitere vorhandene Anlagen gemeinsam ab.

Prüfen Sie bei der erneuten Bearbeitung, ob inzwischen Änderungen oder zusätzliche Informationen veröffentlicht wurden. Arbeiten zwei Personen an unterschiedlichen Dateiständen, gehört diese Abweichung zuerst auf die Prüfliste. Ein später gespeicherter Dateiname allein belegt noch keinen neueren fachlichen Inhalt.

Ergebnis dieses Schritts: Alle Beteiligten wissen, welche Unterlagen gerade die Grundlage ihrer Arbeit sind.

2. Trennen Sie Gebäude, Leistungen und Lose

Erstellen Sie eine kurze Übersicht je Gebäude oder Objektbereich: Leistungsort, Flächen, Raumarten, Reinigungsaufgaben, Häufigkeiten und mögliche Ausführungszeiten. Übernehmen Sie diese Angaben aus den jeweiligen Unterlagen. Der Sitz des Auftraggebers ist für Ihre Einsatzplanung kein Ersatz für die Anschrift des Reinigungsobjekts.

Ordnen Sie die Objektbereiche anschließend den bezeichneten Losen zu. Zwei Gebäude bedeuten nicht automatisch zwei Lose. Prüfen Sie gesondert, welche Angaben zur Angebotsabgabe je Los in den Unterlagen stehen. Notieren Sie auch Vertragsbeginn, Laufzeit und beschriebene Optionen, soweit vorhanden.

Gleichen Sie Raumbuch, Leistungsverzeichnis und Preisblatt miteinander ab. Steht eine Leistung nur in einer dieser Dateien oder verwenden die Dateien unterschiedliche Einheiten, bleibt der Punkt zunächst offen. Ergänzen Sie fehlende Flächen oder Häufigkeiten nicht stillschweigend aus Erfahrung.

3. Lesen Sie Termine und Nachweise im Zusammenhang

Übernehmen Sie bei jedem Termin die vollständige Bezeichnung, das Datum, die Uhrzeit und die angegebene Zeitzone. Notieren Sie, ob sich der Termin auf ein Angebot, einen Teilnahmeantrag, eine Rückfrage oder etwas anderes bezieht. Ein Datum ohne diesen Zusammenhang ist für die Angebotsplanung zu wenig.

Suchen Sie in den Originalunterlagen nach den verlangten Nachweisen und den beschriebenen Bedingungen der Einreichung. Erfassen Sie je Punkt: Was wird verlangt? Für welches Los gilt es? Liegt es im Betrieb bereits vor? Wer prüft es bis wann? Ob beispielsweise Referenzen, Erklärungen oder Besichtigungstermine dazugehören, ergibt sich aus dem jeweiligen Verfahren.

Falls sich Angaben widersprechen, dokumentieren Sie beide Fundstellen. Nutzen Sie zur Klärung den im Verfahren vorgesehenen Kommunikationsweg und berücksichtigen Sie die dort genannten Termine. Ändern Sie weder das Preisblatt noch Ihre Annahmen unbemerkt, um den Widerspruch zu überdecken.

4. Prüfen Sie, ob Sie den Auftrag praktisch leisten können

Stellen Sie den beschriebenen Auftrag Ihrer verfügbaren Organisation gegenüber: Sind die Objekte erreichbar? Passen die Ausführungszeiten zu den möglichen Schichten? Haben Sie die erforderlichen Kenntnisse, Geräte und eine tragfähige Vertretungsplanung? Welche Annahmen müssen Sie dafür noch überprüfen?

Eine Gesamtfläche allein reicht für diese Entscheidung nicht aus. Eine Schule mit ungeklärtem Ferienbetrieb und eine Verwaltung mit festem Abendfenster benötigen unterschiedliche Planung. Halten Sie Personal- und Zeitannahmen je Objektbereich fest, statt beide Gebäude sofort zu einer einzigen Stundenposition zusammenzurechnen.

Berücksichtigen Sie auch die Arbeit am Angebot: Wer kann Unterlagen prüfen, offene Fragen bearbeiten, kalkulieren und den fertigen Stand kontrollieren? Legen Sie dafür interne Termine fest. Diese internen Termine ersetzen keine im Verfahren genannte Frist.

Fiktives Beispiel: eine Verwaltung und eine Schule

Der folgende Fall ist vollständig erfunden. Er zeigt die Arbeitsweise der Checkliste und beschreibt weder einen echten Auftrag noch übliche Leistungswerte oder verpflichtende Vertragsbedingungen.

In unserer Übung gehören beide Gebäude zu einem gemeinsam beschriebenen Los. Der Auftraggeber heißt Beispielkommune. Im angenommenen Dokumentenpaket liegen eine Leistungsbeschreibung, ein Raumbuch und ein Preisblatt.

Fiktives Beispiel · keine echten Vergabeunterlagen

Eigene Übung – alle Gebäude, Dokumente und Angaben sind fiktiv

Punkt	Gebäude A: Verwaltung	Gebäude B: Schule
Zuordnung	Los 1	Los 1
Fläche laut Übungs-Raumbuch	1.200 m²	800 m²
Leistung laut Übungsbeschreibung	Unterhaltsreinigung	Unterhaltsreinigung
Häufigkeit	Montag bis Freitag	An Unterrichtstagen; Behandlung der Ferien ist im Beispiel offen
Ausführungszeit	17:00 bis 21:00 Uhr	Ab 16:00 Uhr; Endzeit im Beispiel nicht angegeben
Preisblatt	Zeile Verwaltung vorhanden	Zeile Schule vorhanden; keine gesonderte Ferienzeile
Nächster Prüfschritt	Kapazität im Abendfenster intern klären	Ferienumfang und Zeitfenster anhand der Unterlagen klären

Die Flächen ergeben zusammen 2.000 m². Daraus folgt noch kein belastbarer Zeit- oder Jahrespreis. Vor allem bei Gebäude B fehlt für diese Übung eine eindeutig beschriebene Grundlage für den Ferienbetrieb. Beide Gebäude bleiben deshalb in der Arbeitsübersicht getrennt.

5. Arbeiten Sie mit einer Prüfliste, die offene Punkte sichtbar lässt

Tragen Sie zu jedem Prüfpunkt eine Fundstelle und einen konkreten Befund ein. „Gelesen“ ist noch kein Ergebnis. Als Status eignen sich „offen“, „in Klärung“, „geklärt“ und „nicht zutreffend“. Den letzten Status verwenden Sie nur, wenn Sie begründen können, warum der Punkt für Ihren Fall nicht relevant ist.

Die folgende Liste lässt sich für Ihr Verfahren übernehmen und ergänzen. Nicht jeder Punkt muss in jedem Auftrag vorkommen. Lassen Sie eine ungeklärte Zeile sichtbar offen, statt sie vorschnell abzuhaken.

Fiktive Übung · alle Angaben sind erfunden

Zwei ausgefüllte Zeilen aus der fiktiven Übung

Diese zwei Zeilen zeigen die Arbeitsweise. Sie sind getrennt von Ihrer leeren Vorlage und werden dort nicht vorbelegt.

Häufigkeiten: Ferienbetrieb in Gebäude B

Fiktive Fundstelle: Übungs-Leistungsbeschreibung, Stand A, Abschnitt 2.2; Übungs-Preisblatt, Stand A, Zeile Schule
Befund: Die Beschreibung nennt Reinigung an Unterrichtstagen. Im Preisblatt gibt es eine Position Schule; eine Behandlung der Ferien ist daraus nicht eindeutig erkennbar.
Status / zuständig: offen · Angebotsverantwortliche Person
Nächster Schritt: Zunächst weitere Anlagen auf eine Ferienregelung prüfen. Bleibt die Frage offen, über den im Verfahren beschriebenen Weg klären und die Antwort mit Fundstelle ergänzen.
Interner Termin: Vor Festlegung der Einsatzzahl für die Kalkulation; tatsächliche Verfahrenstermine zusätzlich beachten
Wann ist die Frage geklärt?: Erst auf „geklärt“ setzen, wenn eine belastbare Fundstelle oder dokumentierte Antwort den Leistungsumfang für diese Übung erklärt.

Eigene Kapazität für Gebäude A

Fiktive Fundstelle: Übungs-Leistungsbeschreibung, Stand A, Abschnitt 2.1; eigene Kapazitätsnotiz für die Übung
Befund: Das Reinigungsfenster ist mit 17:00 bis 21:00 Uhr beschrieben. Die interne Besetzung und Vertretung für dieses Fenster sind noch nicht bestätigt.
Status / zuständig: in Klärung · Objektleitung und Disposition
Nächster Schritt: Besetzung und Vertretung intern abstimmen. Benötigten Zeitbedarf anschließend mit den objektbezogenen Annahmen vergleichen; Ergebnis in der Kapazitätsnotiz festhalten.
Interner Termin: Vor der internen Entscheidung zur weiteren Angebotsbearbeitung
Wann ist die Frage geklärt?: Eine allgemeine Zusage „Personal vorhanden“ genügt für diese Arbeitsentscheidung noch nicht; Bestätigung auf das konkrete Zeitfenster beziehen.

Ohne Account. Ihre Einträge bleiben im geöffneten Tab und werden von dieser Checkliste nicht an einen Server gesendet. Beim Neuladen gehen sie verloren. Die Druckansicht enthält Ihre Vorlage und die zwei fiktiven Beispielzeilen; dort können Sie auch „Als PDF speichern“ wählen.

01Aktueller Unterlagenstand und Änderungenoffen

Welche Dateien und Versionen bilden unsere Arbeitsgrundlage?