Wo bringt KI bei Ausschreibungen etwas?
- Weniger suchen und übertragen: relevante Informationen und Betriebswerte weiterverwenden.
- Früher entscheiden: einen unpassenden Auftrag erkennen, bevor die Detailarbeit beginnt.
- Gezielter prüfen: vorbereitete Positionen und Formulare am konkreten Auftrag kontrollieren.
Entscheidend ist das Arbeitsergebnis: Können Sie mit dem Preisblatt und den Formularen weiterarbeiten? Ein gut formulierter Chattext allein erledigt diese Schritte noch nicht.
Was übernimmt ein KI-Ausschreibungsassistent für Gebäudereiniger?
Am Beispiel von MerKalku sehen Sie, welche Arbeit vorbereitet wird und wo Ihr Team entscheidet.
Relevante Ausschreibungen finden
KI-Suche im Einzugsgebiet statt wiederholter Suche auf einzelnen Portalen.
Ihre Entscheidung: Passt der Auftrag zu Leistung, Kapazität und Betrieb?
Kostenloser AusschreibungsfinderAnforderungen kurz überblicken
Ein Kurzüberblick hilft, die Ausschreibung vor der Detailkalkulation einzuordnen.
Ihre Entscheidung: Sind Zeitfenster, Start und geforderte Nachweise machbar?
Vorgegebenes Preisblatt ausfüllen
Ihre Leistungswerte und Kostensätze bilden die Grundlage der vorbereiteten Kalkulation.
Ihre Entscheidung: Welche Ansätze müssen Sie nach der Objektbesichtigung anpassen?
Formulare ausfüllen, Prüfung vorbereiten
Vorausgefüllte Formulare und eine Checkliste führen zur abschließenden Kontrolle.
Ihre Entscheidung: Stimmen Angaben und Unterlagen, bevor Sie das Angebot freigeben?
Fiktive Schulausschreibung · vereinfachter Ausschnitt
Die KI bereitet vor. Das Objekt bestimmt den Ansatz.
Ein Schulauftrag liegt im Einzugsgebiet. Gereinigt werden soll zwischen 16 und 18 Uhr. Für eine Raumgruppe sind 900 m² angegeben. Alle folgenden Werte sind frei gewählt.
Unterlagen + Betriebswerte
- Raumbuch: 900 m² Klassenräume.
- Betrieblicher Ausgangswert: 300 m² je Personenstunde.
- Formular: Firmenname, Anschrift und Referenzangaben gefragt.
Vorbereitung für die Bearbeitung
- Kurzüberblick: Leistungsart, Fläche und Zeitfenster.
- Zeitansatz: 900 ÷ 300 = 3 Personenstunden je Reinigung.
- Vorhandene Firmenangaben für das Formular übernehmen; geeignete Referenz anhand der Anforderung prüfen.
Entscheidung nach der Besichtigung
- Enge Tischreihen: Ihr Kalkulator setzt für dieses Objekt 225 m² je Personenstunde an.
- Neuer Ansatz: 900 ÷ 225 = 4 Personenstunden – eine Personenstunde mehr je Reinigung. Die betroffene Preisposition muss auf dieser Grundlage aktualisiert werden.
- Im Zwei-Stunden-Fenster wären rechnerisch zwei gleichzeitig arbeitende Personen nötig – nur, wenn die Arbeit teilbar ist. Zusatzzeiten sind dabei noch nicht enthalten.
Der praktische Unterschied: Sie beginnen mit vorbereiteten Angaben. Ihre Objektkenntnis entscheidet, welche davon ins Angebot gehören. Eine vorhandene Referenz ist nur dann passend, wenn sie die geforderten Merkmale erfüllt.
Die 300 und 225 m²/h sind keine Branchenempfehlungen. Hier wird nur die Personenzeit einer Raumgruppe gezeigt. Für die Prüfung helfen der Reinigungszeitrechner und die Arbeitshilfe zum Zeitfenster.
Drei Fragen vor dem Einstieg
Welche Daten braucht die KI von meinem Betrieb?
- Für die Suche: Einzugsgebiet und passende Leistungen.
- Für die Kalkulation: Ihre Leistungswerte und Kostensätze mit klarem Leistungsumfang.
- Für Formulare: aktuelle Firmenangaben und tatsächlich vorhandene Nachweise.
Beginnen Sie mit Ihren vorhandenen Betriebsdaten. Welche Angaben ergänzt werden müssen, lässt sich an einer konkreten Ausschreibung klären.
Wie fließt die Objektbesichtigung ein?
Ordnen Sie jede relevante Beobachtung einer Raumgruppe oder Preisposition zu: etwa enge Möblierung, lange Wege oder eine spätere Raumfreigabe. Passen Sie dort den Ansatz an und prüfen Sie die Auswirkung auf Preis und Personalbedarf.
Der BIV betont die Abhängigkeit der Leistungswerte vom Objekt. Ein vorbereiteter Wert ist deshalb der Ausgangspunkt Ihrer fachlichen Entscheidung.
Wie erkenne ich, woher eine Angabe stammt?
Prüfen Sie drei Dinge: Originalvorgabe, Betriebswert und eigene Änderung. Lassen Sie sich an Ihrer Datei zeigen, wie Sie einen Wert bis zur betreffenden Seite, Raumgruppe oder Preisposition nachvollziehen und nach einer Änderung erneut prüfen können.
Eine flüssige KI-Antwort belegt keine richtige Quelle. Preis- und abgaberelevante Aussagen gleichen Sie mit den aktuellen Originalunterlagen ab.
So beurteilen Sie den Nutzen im Erstgespräch
- Eine echte Preisposition: Welche Ihrer Werte wurden übernommen und wo passen Sie sie an?
- Ein gefordertes Formular: Was ist ausgefüllt, welche Angabe müssen Sie bestätigen?
- Eine Objektbesonderheit: Was ändert sich dadurch in Kalkulation und Abschlussprüfung?
Damit sehen Sie am eigenen Arbeitsablauf, welche Handgriffe entfallen und welche Entscheidungen bei Ihnen bleiben.
Quellen und Einordnung
BIV: Ausschreibung, Leistungskennziffern und Kalkulation ↗
Leistungswerte hängen vom Objekt und Leistungsumfang ab; die betriebliche Kalkulation braucht individuelle Werte. Das Schulbeispiel und die Prüffragen sind eigene praktische Ableitungen von MerKalku.
BIV: Empfehlungen zur öffentlichen Vergabe, Januar 2026, Seite 11 ↗
Abschnitte 1.1 bis 1.3 beschreiben Objekt, Besichtigung, Leistungsumfang, Reinigungszeiten und Zugänge. Empfehlungen für Vergabestellen; die Anforderungen Ihres Verfahrens ergeben sich aus dessen Unterlagen.
NIST: Generative Artificial Intelligence Profile, Abschnitt 2.2 ↗
Das NIST beschreibt, dass generative KI plausible, aber falsche Inhalte ausgeben kann. Daraus leiten wir den Abgleich preis- und abgaberelevanter Angaben mit den Originalunterlagen ab. Die Veröffentlichung bewertet MerKalku nicht.