Wie prüfe ich, ob der Personaleinsatz ausreicht?
Vergleichen Sie benötigte Personenstunden und verfügbare Kapazität für jede Raumgruppe mit eigenem Zeitfenster. Personenstunden geteilt durch nutzbare Stunden je Person ergeben bei gleicher Verfügbarkeit eine rechnerische Untergrenze. Spätere Raumfreigaben können eine höhere gleichzeitige Besetzung erfordern.
Eine Personenstunde bedeutet eine Stunde Arbeit einer Person. Das Zeitfenster beschreibt den zulässigen Ausführungszeitraum. Die Berechnung des Zeitbedarfs liefert den Ausgangswert; hier prüfen Sie dessen Verteilung auf die zugänglichen Bereiche.
Fiktiver Kapazitätscheck · kein fertiger Dienstplan
Die Summe passt – Bereich B schafft das Team trotzdem nicht
Das Objekt ist von 16 bis 20 Uhr zugänglich. Drei geeignete Kräfte sind für die gesamte Zeit verfügbar. Die Tätigkeiten in beiden Bereichen sind im Beispiel parallel aufteilbar. Die zwölf Personenstunden umfassen hier nur Reinigung; weitere Wege, Rüst- und Abschlusszeiten sind noch nicht berechnet.
- Rechnerische Untergrenze für das ganze Objekt
- 12 Personenstunden ÷ 4 h = 3 Personen
- Kapazität im späten Bereich B
- 3 Personen × 2 h = 6 Personenstunden
| Bereich | Benötigte Zeit | Zugang | Prüfentscheidung |
|---|---|---|---|
| A · Büro | 4 Personenstunden | 16–20 Uhr | Zwei Personen können die Arbeit im Beispiel vor 18 Uhr erledigen. |
| B · Unterricht | 8 Personenstunden | 18–20 Uhr | Auch mit allen drei Personen fehlen hier 2 Personenstunden. |
Die ungenutzte Zeit vor 18 Uhr hilft in B nicht, solange der Bereich gesperrt ist. Unter den vereinfachten Annahmen braucht B allein 8 ÷ 2 = vier gleichzeitig arbeitende Personen. Das ist eine rechnerische Untergrenze für diesen Bereich, kein fertiger Einsatzplan.
Die Entscheidung: Lassen Sie prüfen, ob B früher freigegeben werden kann, einzelne Tätigkeiten zulässig vorgezogen werden können oder zusätzliche geeignete Kapazität verfügbar ist. Bleibt der Zugang unverändert, kann eine bloße Umverteilung auf dieselben drei Personen die Lücke nicht schließen.
Was muss zur Bereichsprüfung hinzukommen?
- Startversatz und Ende: Können alle vorgesehenen Personen zum Beginn des jeweiligen Bereichsfensters arbeiten? Schlüsselübergabe oder ein anderer Einsatz können den Start verzögern. Halten Sie den frühesten tatsächlichen Beginn je Person fest.
- Die Zeitbasis vervollständigen: Sind Wege, Rüsten, Materialnachfüllen und Abschluss bereits im Ansatz enthalten? Wenn nicht, ordnen Sie diese Zeiten zu. Ziehen Sie Pausen im Zeitfenster von der verfügbaren Kapazität ab; prüfen Sie ihre Lage anhand des gesamten Einsatzes der jeweiligen Person.
- Parallelität prüfen: Können die Tätigkeiten gleichzeitig erfolgen? Gemeinsame Geräte, Zugangsfreigaben oder aufeinanderfolgende Arbeitsschritte können begrenzen. Teilen Sie die Arbeit nach Raumgruppe und Tätigkeit, bevor Sie Personenstunden gleichmäßig verteilen.
- Reale Besetzung prüfen: Welche geeigneten und eingewiesenen Personen sind an diesen Tagen tatsächlich verfügbar? Berücksichtigen Sie andere Objekte, Wege zwischen Einsätzen und Vertretung. Eine rechnerisch freie Person ist noch keine besetzte Stelle.
Zusatzzeiten nur einmal zählen: Enthält Ihr Leistungswert bereits die nötigen Rüst- und Wegezeiten, schlagen Sie dieselben Tätigkeiten nicht erneut auf. Dokumentieren Sie, welche Bestandteile Ihr Zeitbedarf umfasst.
Ein schneller Arbeitscheck für Ihr nächstes Angebot
Nehmen Sie den engsten Bereich des Objekts: Leistung und Personenstunden – frühester Zugang – spätestes Ende – verfügbare Personen. Notieren Sie diese vier Angaben in Ihrer bestehenden Kalkulationsnotiz. Stellen Sie dem benötigten Aufwand die dort nutzbare Kapazität gegenüber.
Bleibt eine Lücke, korrigieren oder klären Sie den Ansatz vor der Zusage. Wenn die Summe passt, prüfen Sie anschließend die Reihenfolge der Tätigkeiten und die vollständigen Einsätze. Die BAuA-Arbeitszeitprüfung umfasst dafür auch Pausen und Erholungszeiten.
Der Personalbedarf folgt aus dem Zeitaufwand und den konkreten Ausführungsbedingungen. Für die Angebotsfreigabe brauchen Sie einen nachvollziehbaren Arbeitsablauf und eine realistische Besetzung.
Quellen und Einordnung
BIV: Empfehlungen zur öffentlichen Vergabe, Januar 2026, Seite 11 ↗
Abschnitt 1.2.3 benennt bereichsbezogene Reinigungszeiten und Zugangsregelungen. Empfehlungen für Vergabestellen; die Zahlen und Kapazitätsprüfung dieses Beitrags sind eigene Beispiele.
BAuA: Checkliste Arbeitszeit ↗
Die Beurteilung der Arbeitszeit berücksichtigt geplante und tatsächliche Einsätze, Pausen und Erholungszeiten. Der kurze Angebotscheck ersetzt diese umfassende Prüfung nicht.
DGUV Regel 101-605: Branche Gebäudereinigung, Abschnitt 3.1.5 ↗
Ausgabe Februar 2020: Arbeitsorganisation und Zeitdruck als Faktoren psychischer Belastung. Keine Empfehlung für eine bestimmte Besetzung oder einen pauschalen Zeitpuffer.