Vier Dinge müssen nach einer Änderung zusammenpassen
Aktueller Unterlagenstand, Leistungsmenge, Kalkulation und Abgabedatei. Eine angepasste Zeitberechnung hilft wenig, wenn im Preisblatt noch der alte Betrag steht. Ein neues Preisblatt reicht ebenfalls nicht, wenn Sie anschließend die ältere Datei hochladen.
Prüfen Sie das Änderungsdokument und die Nachrichten im konkreten Verfahren. Eine Bieterantwort kann Ihre Annahme verändern, auch wenn die ursprüngliche Excel-Datei unverändert bleibt. Ist die Auswirkung unklar, benennen Sie die betroffene Stelle in einer Rückfrage.
Fiktiver Fall · Rechenannahmen, keine Objektvorgaben
500 m² werden dreimal statt zweimal pro Woche gereinigt
Im Beispiel ersetzt die Vergabestelle für dieselbe Raumgruppe einen Turnus von zweimal durch dreimal wöchentlich. Fläche, Tätigkeit und Leistungswert bleiben unverändert. 40 Ausführungswochen und 100 m² je Personenstunde sind hier frei gewählte Annahmen. Für Ihr Angebot verwenden Sie die tatsächlich vorgegebenen Ausführungstage und einen passenden eigenen Leistungswert.
- Bisherige Jahres-Reinigungsmenge
- 500 m² × 2 × 40 = 40.000 m²
- Neue Jahres-Reinigungsmenge
- 500 m² × 3 × 40 = 60.000 m²
- Bisherige kalkulierte Leistungszeit
- 40.000 m² ÷ 100 m²/h = 400 Personenstunden
- Neue kalkulierte Leistungszeit
- 60.000 m² ÷ 100 m²/h = 600 Personenstunden
Die Differenz beträgt 200 Personenstunden für diese Tätigkeit. Wege, Rüsten und Objektleitung sind in dieser vereinfachten Rechnung noch nicht berücksichtigt. Prüfen Sie, ob sich auch diese Aufwände mit dem zusätzlichen Einsatz verändern oder bereits in Ihrem Ansatz enthalten sind.
Die betroffene Leistung steigt hier um 50 Prozent. Daraus folgt keine pauschale Erhöhung des gesamten Angebotspreises um 50 Prozent. Andere Raumgruppen und Leistungen können unverändert bleiben.
So verfolgen Sie die Änderung bis zum fertigen Angebot
- Fundstelle festhalten: Nachricht oder Änderungsdatei, Datum, Dateiversion, Los, Raumgruppe und Position notieren. Alte Fassungen eindeutig als überholt kennzeichnen; die erhaltenen Originale als Beleg aufbewahren.
- Auswirkung abgrenzen: Welche Tätigkeit bekommt den neuen Turnus? Welche Flächen gehören dazu? Gilt die Änderung für den gesamten Zeitraum oder erst ab einem genannten Termin? Widersprüche vor der Übernahme klären.
- Eigene Kalkulation nachziehen: Menge, Leistungszeit, Einsatzplanung und Kosten der betroffenen Leistung aktualisieren. Kontrollieren, ob ein zusätzlicher Reinigungstag in das zugelassene Zeitfenster passt.
- Preisposition und Summen prüfen: Den neu kalkulierten Preis an der vorgesehenen Stelle eintragen. Zugehörige Jahres-, Monats- oder Losbeträge und eine geforderte Preiszusammenstellung abgleichen. Die verlangte Preiseinheit beibehalten.
- Abgabestand kontrollieren: Die vorgesehene Abgabedatei erneut öffnen. Ist darin wirklich der neue Wert enthalten? Stimmen alle geforderten Anlagen mit dem aktuellen Stand überein? Den auf der Plattform angezeigten Angebotsstand kontrollieren.
Diese Schritte betreffen Ihre Bearbeitung der veröffentlichten Änderung. Schreiben Sie widersprüchliche Auftraggebervorgaben nicht eigenständig um. Für Verfahren nach VgV nennt § 57 Absatz 1 Nummer 4 Änderungen oder Ergänzungen an Vergabeunterlagen als Ausschlussgrund.
Der schnellste letzte Check: Wo steht der alte Wert noch?
Suchen Sie gezielt in Ihrer Kalkulation, dem auszufüllenden Preisblatt und der Preiszusammenstellung nach dem bisherigen Turnus und den bisherigen Beträgen. Prüfen Sie jede Fundstelle in ihrem Zusammenhang: Eine alte Zahl in der archivierten Originalfassung ist ein Beleg, in der neuen Abgabedatei kann sie ein Fehler sein.
Notieren Sie zur Freigabe einen kurzen Satz: „Änderung vom …, Position …, Menge und Preis nachgezogen, Abgabedatei … geprüft.“ Kann die bearbeitende Person eine dieser Angaben nicht nennen, prüfen Sie diesen Übergang vor der Abgabe erneut.
Kontrollieren Sie außerdem die aktuell mitgeteilte Angebotsfrist und den vorgeschriebenen Kommunikationsweg. Eine Änderung bedeutet für Sie keine selbst festgelegte Fristverlängerung. Für die Mengenumrechnung hilft der Turnus- und Jahresmengencheck.
Quellen und Einordnung
Bundesagentur für Arbeit: Information zur e-Vergabe ↗
Abschnitt Information zur e-Vergabe: Bei den dort beschriebenen Verfahren setzt die aktive Benachrichtigung über Änderungen eine aktivierte Teilnahme voraus. Das Beispiel betrifft die Plattform des Bundes; andere Plattformen können anders funktionieren.
§ 57 VgV: Ausschluss von Angeboten ↗
Absatz 1 Nummer 4 betrifft Änderungen oder Ergänzungen an Vergabeunterlagen durch Bieter. Diese Vorschrift gilt im Anwendungsbereich der VgV. Die Arbeitshilfe beschreibt die Übernahme veröffentlichter Auftraggeberänderungen, keine Erlaubnis zum eigenen Umschreiben von Vorgaben.