Raumbuch Reinigung prüfen: drei Abgleiche vor dem Angebot

Starten Sie mit den Originalunterlagen

Öffnen Sie Raumbuch beziehungsweise Raumflächenverzeichnis, Leistungsverzeichnis (LV), Legende und Preisblatt nebeneinander. Prüfen Sie dazu die veröffentlichten Ergänzungen und Antworten der Vergabestelle. Ein passender Dateiname allein bestätigt noch nicht, dass alle Dateien zum selben Stand und Los gehören.

Die folgenden Abgleiche sind eine praktische Prüfreihenfolge von MerKalku. Sie helfen beim Einstieg; sie bestätigen weder die Vollständigkeit der Unterlagen noch die Richtigkeit eines gesamten Angebots.

1. Ist jeder Raum eindeutig zugeordnet?

Vergleichen Sie Los, Gebäude, Geschoss und Raumnummer. Die Nummer „101“ kann in mehreren Gebäuden vorkommen. Erst wenn auch der Kontext übereinstimmt, lohnt die Prüfung auf eine mögliche Doppelung. Mehrere Zeilen können außerdem unterschiedliche Leistungen oder Teilflächen desselben Raums abbilden.

Suchen Sie besonders nach Räumen ohne Kennung, identischen Zeilen und Räumen, die nur in einer der Unterlagen auftauchen. Löschen Sie vermeintliche Dubletten nicht automatisch. Notieren Sie zuerst, ob dieselbe Fläche und dieselbe Leistung tatsächlich zweimal angesetzt werden.

2. Was bedeutet die angegebene Fläche?

Lesen Sie Spaltenüberschrift und Erläuterung: Sind Grundfläche, ausdrücklich ausgewiesene Reinigungsfläche oder bereits aufsummierte Jahresreinigungsfläche gemeint? Gleiche Einheit bedeutet nicht automatisch gleiche Bezugsgröße. Eine Jahresmenge darf nicht noch einmal mit der Zahl der Reinigungsgänge multipliziert werden.

Ziehen Sie Möbel- oder Stellflächen nicht eigenständig ab, nur weil der Boden dort schwer erreichbar erscheint. Entscheidend ist die in den Unterlagen beschriebene Mengen- und Abrechnungsbasis. Bodenfläche beschreibt auch nicht automatisch den Umfang von Glas-, Mobiliar- oder Sanitärleistungen. Ein leeres Flächenfeld behandeln Sie als ungeklärt, nicht als null.

3. Passt die Raumgruppe zu Leistung und Preisblatt?

Verfolgen Sie eine Raumzeile bis zu ihrer Reinigungsgruppe im LV und zur vorgesehenen Preisposition. Passen Tätigkeit beziehungsweise gefordertes Ergebnis, Verfahren und Turnus zusammen? Kürzel wie „A“ oder „2“ erklären sich erst durch die zugehörige Legende.

Das Umweltbundesamt beschreibt diese Verbindung von Raum, Reinigungsobjekt, Verfahren und Häufigkeit für tätigkeitsorientierte Leistungsverzeichnisse. Bei ergebnisorientierten Vorgaben unterscheiden Sie geforderte Zustände, Kontrollzeitpunkte und ausdrücklich festgelegte Ausführungen. Kontrollhäufigkeit ist nicht automatisch Reinigungshäufigkeit; vorgeschriebene Intervalle bleiben zu beachten.

Eine passende Gesamtsumme genügt hier nicht: Werden Büro und Sanitärraum vertauscht, kann die Quadratmetersumme stimmen, obwohl Arbeitsumfang und Preiszuordnung falsch sind.

Was tun, wenn Angaben widersprüchlich bleiben?

Eine allgemeine Regel wie „Excel geht immer vor PDF“ gibt es für diese Prüfung nicht. Beachten Sie die konkreten Verfahrensunterlagen. Passt dagegen nur die Raumnummer zu einer weiteren Zeile, vergleichen Sie erst Gebäude, Geschoss und Leistungsbezug: Eine „101“ in Haus A ist noch keine Dublette zur „101“ in Haus B.

Ändern Sie vorgegebene Mengen, Formeln oder Leistungsbeschreibungen nicht stillschweigend. Bei Verfahren nach VgV sind Änderungen an Vergabeunterlagen ausdrücklich ein Ausschlussthema (§ 57). Halten Sie interne Prüfnotizen getrennt von der Abgabedatei und übernehmen Sie nur Änderungen, die nach den Verfahrensvorgaben zulässig sind.