Was muss ich bei Nebenleistungen mitkalkulieren?
Prüfen Sie Tätigkeit, Häufigkeit, Zuständigkeit und Preisposition zusammen. Eine Leistung kann im Pauschalpreis enthalten, über eine eigene Position abgefragt oder in den Unterlagen unklar zugeordnet sein. Eine fehlende Preiszeile beweist weder, dass die Leistung entfällt, noch dass Sie sie gesondert berechnen dürfen.
Die folgende Zuordnung ist eine praktische Arbeitshilfe. Sie beschreibt keinen allgemeinen rechtlichen Umfang von „Nebenleistungen“. Entscheidend bleiben LV, Vertragsbedingungen, Preisblatt und bestätigte Erläuterungen des jeweiligen Verfahrens.
Fiktive Unterlagen · keine Vorgabe für andere Ausschreibungen
Spender auffüllen: Material und Arbeitszeit getrennt betrachten
In unserem Beispiel steht in LV.pdf, Abschnitt 3.2: „Papier stellt der Auftraggeber; Befüllen der Spender gehört zur Unterhaltsreinigung.“ Preisblatt.xlsx enthält dafür nur Position 1, eine Monatspauschale. Für Seife nennen die Unterlagen weder Lieferzuständigkeit noch Abrechnung.
- Papier einkaufen: übernimmt laut Beispiel der Auftraggeber. Für dieses Papier setzen Sie keine eigenen Einkaufskosten an. Lieferung an den Spender und interner Transport sind damit noch nicht automatisch geklärt.
- Papier nachfüllen: gehört zur beschriebenen Leistung in Position 1. Berücksichtigen Sie die erforderliche Zeit dort genau einmal. Ist sie im bestehenden Sanitär-Zeitansatz enthalten, folgt kein zweiter Nachfüllzuschlag.
- Seife bereitstellen und nachfüllen: bleibt ungeklärt. Fragen Sie mit Verweis auf Abschnitt 3.2 und Position 1, wer liefert, welche Mengen beziehungsweise Bedarfsangaben vorliegen und wo die Kosten einzubeziehen sind.
Ergebnis: Eine klar zugeordnete Arbeitsleistung, eine beim Auftraggeber liegende Materialbeschaffung und eine konkrete offene Frage. Aus „Verbrauchsmaterial“ wird kein unkontrollierter Pauschalaufschlag.
Drei Leistungen, bei denen die Zuordnung schnell kippt
- Tageskraft: Wird Anwesenheit in einem bestimmten Zeitfenster verlangt oder nur ein Tätigkeitsumfang? Prüfen Sie Aufgaben, Einsatztage und Preisposition. Eine vorgegebene Präsenzzeit lässt sich nicht allein aus m² und Leistungswert ableiten. Ordnen Sie Routinearbeiten, die diese Person erledigt, eindeutig zu, bevor Sie zusätzliche Abendstunden ansetzen.
- Hygiene- und Verbrauchsmaterial: Trennen Sie Einkauf, Lagerung, Lieferung und Befüllen. Fragen Sie nach vorhandenen Verbrauchsdaten und Produktvorgaben. Die Zahl der Spender belegt noch keinen Jahresverbrauch. Prüfen Sie, ob Preisblatt und Vertrag Pauschalen, Mengeneinheiten oder andere Abrechnungsregeln vorsehen.
- Sonderreinigung: Was löst den Einsatz aus, welche Tätigkeit wird verlangt und in welcher Einheit wird sie abgefragt? Ein Abrufpreis je Stunde und eine feste Jahresleistung betreffen unterschiedliche Mengenannahmen. Prüfen Sie auch, ob Ausführung und Geräteeinsatz gesondert oder zusammen erfasst werden.
Die BIV-Empfehlungen führen diese Leistungen ausdrücklich als mögliche weitere Dienstleistungen auf. Welche davon Sie schulden und wie Sie sie anbieten, lässt sich erst aus Ihrem konkreten Verfahren ableiten.
So prüfen Sie die Zuordnung vor der Preisfreigabe
Beginnen Sie mit einer Leistung, deren Kosten oder Umfang noch unsicher sind. Notieren Sie in Ihrer bestehenden Angebotsnotiz vier Angaben: Fundstelle – erforderlicher Aufwand – Preisposition – enthalten, separat oder ungeklärt. Hinterlegen Sie bei einer offenen Frage die später bestätigte Antwort mit Datum und Unterlagenversion.
Prüfen Sie anschließend zwei Richtungen: Hat jede geforderte Tätigkeit einen Ansatz? Und steht hinter jedem Ansatz eine Leistung, die nicht bereits anderswo erfasst ist? Gleichen Sie besonders Materialkosten im Stundenverrechnungssatz mit direkten Positionskosten ab.
Ihr nächster Schritt ist eine belegbare Zuordnung. Übertragen Sie danach den geprüften Ansatz in die geforderte Einheit des Preisblatts. Eine zusätzliche selbst erfundene Preiszeile klärt den Leistungsumfang nicht.
Quellen und Einordnung
BIV: Empfehlungen zur öffentlichen Vergabe, Januar 2026, Seite 11 ↗
Abschnitt 1.3.2 behandelt weitere Dienstleistungen. Empfehlung für Vergabestellen; die Zuordnung zu einer Vergütung ergibt sich aus den konkreten Ausschreibungsunterlagen.