Beginnen Sie mit der Bewertungsfrage aus der Ausschreibung

Schreiben Sie zuerst die konkrete Anforderung heraus. Geht es um Kontrollumfang, Reklamationsbearbeitung, Personalvertretung oder etwas anderes? Prüfen Sie dazu gefordertes Format, Umfang, Nachweise und Bewertungsmaßstab. Ein ausführlicher Text über Ihr Unternehmen beantwortet eine konkrete Kontrollfrage nicht automatisch.

Markieren Sie in Ihrem Entwurf den Satz, der die jeweilige Frage beantwortet. Fehlt dieser Satz, ergänzen Sie den Ablauf. Angaben aus einem früheren Angebot müssen zum neuen Objekt, den tatsächlichen Ressourcen und den aktuellen Vorgaben passen.

Drei fiktive Überarbeitungen · keine Vorlage zur unveränderten Abgabe

Kontrolle, Reklamation und Vertretung konkret beschreiben

Kontrolle: „Wir kontrollieren regelmäßig.“
Konkreter im fiktiven Objekt: Die zuständige Objektleitung prüft einmal pro Woche die vereinbarten Kontrollpunkte in den ausgewählten Sanitär- und Verkehrsbereichen. Das Protokoll nennt Kontrollpunkt, Feststellung, erforderliche Maßnahme und zuständige Person. Bei einer Abweichung wird nach der Korrektur eine Nachkontrolle dokumentiert.
Vor Übernahme prüfen: Entsprechen Bereiche, Kriterien und Häufigkeit der Ausschreibung? Wer übernimmt bei Abwesenheit der Objektleitung? Sind Kontrollzeit und Wege eingeplant?
Reklamation: „Beschwerden bearbeiten wir schnell.“
Konkreter im fiktiven Objekt: Die benannte Ansprechperson nimmt die Meldung über den vereinbarten Kanal auf, ordnet sie Raum und Leistung zu und stimmt die Korrektur innerhalb der vorgegebenen Frist ab. Im Vorgang stehen Eingang, Zuständigkeit, Maßnahme und Ergebnis. Wiederholt sich dieselbe Abweichung, prüft die Objektleitung die Ursache und passt den internen Ablauf an.
Vor Übernahme prüfen: Welche Erreichbarkeit und Frist werden gefordert? Kann die verantwortliche Person innerhalb dieses Zeitraums tatsächlich handeln? Sind Einsatzweg und Abschlussmeldung festgelegt?
Vertretung: „Bei Ausfall ist Ersatz gewährleistet.“
Konkreter im fiktiven Objekt: Die Disposition übernimmt die Ausfallmeldung und weist eine für diese Aufgaben eingewiesene Vertretung zu. Vor dem Einsatz werden Zugangsberechtigung, Reinigungsplan und benötigte Ausstattung geprüft. Die Objektleitung kontrolliert die Übergabe und bearbeitet nicht besetzte Aufgaben über den vorgesehenen Eskalationsweg.
Vor Übernahme prüfen: Gibt es die genannte Kapazität wirklich? Sind Einweisung und Zugang möglich? Prüfen Sie zugleich, ob das Konzept die in der Ausschreibung gestellten Vertretungsfragen vollständig beantwortet.

Ersetzen Sie die frei gewählten Häufigkeiten und Abläufe durch Ihre belegbare Planung für das konkrete Objekt. Ungeklärte Anforderungen zuerst klären. Ein präzise formulierter Ablauf ist erst dann hilfreich, wenn Ihr Betrieb ihn ausführen kann.

Vier Fragen entlarven leere Zusagen

Wer ist verantwortlich? Benennen Sie die tatsächlich verfügbare Rolle und deren Vertretung. Eine Funktionsbezeichnung ohne Zuständigkeit löst keinen Vorgang.
Was löst die Handlung aus? Etwa ein festgelegter Kontrolltermin, eine Mängelmeldung oder ein Personalausfall. Verlangte Zeiten und Häufigkeiten müssen wiederzufinden sein.
Was passiert danach? Beschreiben Sie die konkrete Bearbeitung und den Umgang mit nicht gelösten Abweichungen. „Wir kümmern uns“ lässt diesen Schritt offen.
Woran ist die Erledigung erkennbar? Legen Sie den verlangten Nachweis und das Ergebnis fest. Prüfen Sie, welche Daten dafür tatsächlich erforderlich sind.

Jede zusätzliche Zusage braucht eine Kapazität im Angebot

Kontrollrunden, Objektleitung, Einweisung und Vertretungsorganisation beanspruchen Zeit und Ressourcen. Gleichen Sie Ihr Konzept mit Einsatzplanung und Kalkulation ab. Wurde der Aufwand bereits berücksichtigt, ordnen Sie ihn zu; fehlt er, muss die Preisprüfung nachgezogen werden. Der Stundenverrechnungssatz-Check hilft bei der Kostenzuordnung.

Prüfen Sie außerdem, wie Konzeptzusagen im Vertrag behandelt werden. Die BIV-Empfehlung beschreibt ihre mögliche vertragliche Bedeutung; verbindlich für Ihr Angebot sind die tatsächlich vorgegebenen Unterlagen. Prüfen Sie Zusagen deshalb ebenso sorgfältig wie Preisangaben.

Letzter Lesetest: Geben Sie den Abschnitt der Person, die den Ablauf später organisieren soll. Kann sie daraus Aufgaben, Anlass und Erledigungsnachweis nennen? Falls nicht, überarbeiten Sie diese Stelle. Ob der Text die Wertungskriterien erfüllt, prüfen Sie anschließend Punkt für Punkt an der Ausschreibung.

Quellen und Einordnung

BIV: Empfehlungen zur öffentlichen Vergabe, Januar 2026, Seiten 13 und 16 ↗

An Vergabestellen gerichtete Empfehlungen zu Qualitätskonzepten, deren möglicher vertraglicher Bedeutung und einer Bewertung anhand konkreter Fragen. Die Beispiele dieses Beitrags stammen von MerKalku; sie übernehmen keinen vollständigen BIV-Fragenkatalog und keine Punkteskala.

§ 58 VgV: Zuschlag und Zuschlagskriterien ↗

Absätze 2 und 3: mögliche qualitative Zuschlagskriterien und Bekanntgabe ihrer Gewichtung im Anwendungsbereich der VgV. Welche Fragen, Gewichtung und Nachweise für Ihr Konzept gelten, entnehmen Sie der konkreten Ausschreibung.